Privacybeleid ALLRECA

1. Wie zijn wij?

ALLRECA is een digitaal platform voor de horeca- en hospitalitysector. Het platform biedt software en digitale infrastructuur voor onder andere bedrijfsvoering, personeelsplanning, administratie, bestellingen, bezorgsamenwerking en AI-ondersteuning.

Dit privacybeleid beschrijft hoe ALLRECA omgaat met persoonsgegevens bij het gebruik van:

• de website allreca.nl;
• de platformomgeving platform.allreca.nl;
• de zakelijke dashboards;
• de restaurantomgevingen en storefronts;
• het Workforce Network;
• het Delivery Network;
• de AI Coworker en bijbehorende AI-functionaliteiten;
• het affiliateprogramma;
• contact- en demoaanvragen.

In dit beleid wordt de organisatie aangeduid als ALLRECA.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens worden verwerkt, hangt af van de manier waarop iemand ALLRECA gebruikt.

2.1 Bezoekers van de website

Bij een normaal bezoek aan allreca.nl worden volgens de huidige technische inventaris geen marketingcookies, advertentietrackers of externe analyticsdiensten gebruikt.

Wel kan functionele browseropslag worden gebruikt voor:

• het onthouden van de gekozen taal;
• het bewaren van functionele sessie- of aanmeldstatussen op affiliatepagina’s.

Deze gegevens worden gebruikt om de website en bijbehorende functionaliteiten correct te laten werken.

2.2 Zakelijke klanten en accountgebruikers

Bij registratie en gebruik van een zakelijke ALLRECA-omgeving kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

• naam;
• zakelijk e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bedrijfsnaam;
• vestigingsgegevens;
• account- en gebruikersgegevens;
• gebruikersrollen en toegangsrechten;
• authenticatiegegevens;
• facturatie- en abonnementsgegevens;
• gebruiks- en beveiligingsregistraties.

Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het aanbieden, beveiligen en beheren van de zakelijke dienstverlening.

2.3 Consumenten en restaurantbestellingen

Consumenten kunnen via een storefront of bestelomgeving van een aangesloten restaurant bestellingen plaatsen zonder een regulier ALLRECA-account aan te maken.

Afhankelijk van de bestelling kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

• naam, indien gevraagd;
• telefoonnummer bij bezorgbestellingen;
• bezorgadres;
• bestelgegevens;
• bestelnotities;
• betalingsreferenties;
• eenmalig toegangstoken voor de betreffende bestelling;
• technische gegevens die nodig zijn voor de verwerking van de bestelling.

Bij afhaalbestellingen wordt het telefoonnummer niet standaard bewaard wanneer dit niet noodzakelijk is.

ALLRECA gebruikt een eenmalig order-token om toegang tot de betreffende bestelling mogelijk te maken. Van dit token wordt een SHA-256-hash opgeslagen. Het oorspronkelijke token wordt alleen bij het aanmaken beschikbaar gesteld.

Het token heeft volgens de huidige technische inrichting een geldigheidsduur van 30 dagen.

Er is geen algemeen endpoint voor het opvragen van de volledige bestelgeschiedenis van een gast. Toegang is beperkt tot de betreffende bestelling via het bijbehorende token.

2.4 Restaurantmedewerkers

Wanneer een restaurant gebruikmaakt van de personeels- en workforcefunctionaliteiten van ALLRECA, kunnen gegevens van medewerkers worden verwerkt, waaronder:

• naam en contactgegevens;
• personeelsprofiel;
• functie en vaardigheden;
• kwalificaties;
• beschikbaarheid;
• roosters en diensten;
• in- en uitkloktijden;
• urenregistraties en urenstaten;
• verlofaanvragen;
• uurtarieven en relevante tariefafspraken;
• ziekmeldingen;
• meldingen over incidenten of ongevallen.

Deze gegevens worden verwerkt in opdracht van het betreffende restaurant, voor zover het restaurant verantwoordelijk is voor de betreffende verwerking.

Bijzondere persoonsgegevens

Ziekmeldingen en bepaalde incidentregistraties kunnen informatie bevatten die onder bijzondere persoonsgegevens vallen, zoals gezondheidsgegevens.

ALLRECA en de aangesloten restaurants dienen dergelijke gegevens zo veel mogelijk te beperken.

Er mogen geen onnodige medische details worden opgeslagen. Een registratie van afwezigheid wegens ziekte moet waar mogelijk worden beperkt tot informatie die noodzakelijk is voor de personeelsadministratie.

Toegang tot dergelijke gegevens moet beperkt zijn tot bevoegde gebruikers.

2.5 Workforce Network

Het Workforce Network faciliteert samenwerking tussen deelnemende horecazaken.

Binnen deze functionaliteit kunnen gegevens worden gedeeld die noodzakelijk zijn voor personeelsbeschikbaarheid en personeelsaanvragen, zoals:

• beschikbaarheid;
• relevante vaardigheden en kwalificaties;
• functie of werkzaamheden;
• tariefindicaties;
• opdrachtgegevens;
• informatie die nodig is om een aanvraag te behandelen.

De zichtbaarheid tussen ondernemingen is beperkt tot informatie die relevant is voor de betreffende samenwerking.

Deelnemende ondernemingen krijgen geen automatische toegang tot elkaars volledige personeelsadministratie, contracten of financiële gegevens.

2.6 Delivery Network

Bij gebruik van het Delivery Network kunnen gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het organiseren en uitvoeren van bezorgopdrachten.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

• opdrachtgegevens;
• afhaal- en bezorglocaties;
• contactgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering;
• status van de opdracht;
• betrokken onderneming;
• relevante uitvoeringsinformatie.

De toegang tot gegevens wordt beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor de betreffende opdracht.

2.7 Affiliateprogramma

Bij deelname aan het ALLRECA-affiliateprogramma kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

• naam;
• zakelijke contactgegevens;
• bedrijfsgegevens;
• KvK-nummer;
• BTW-nummer;
• uitbetalingsgegevens;
• website- en verkeersinformatie;
• verwijzings- en conversiegegevens;
• commissiegegevens;
• factuurgegevens;
• acceptatie van affiliatevoorwaarden.

Deze gegevens worden gebruikt voor het beheren van affiliateaccounts, het registreren van verwijzingen en het uitvoeren van betalingen.

2.8 Contact- en demoaanvragen

Wanneer iemand contact opneemt via de website of een demo aanvraagt, kunnen de volgende gegevens worden verzameld:

• naam;
• organisatie;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• locatiegegevens;
• onderwerp;
• berichtinhoud;
• technische anti-spamgegevens.

Voor beveiligingsdoeleinden kan een gehashte IP-identificatie worden verwerkt. Deze hash wordt dagelijks geroteerd en is niet bedoeld als permanente opslag van het oorspronkelijke IP-adres.

Ook kan een beperkte user-agentregistratie worden opgeslagen.

2.9 Platformbeheerders en ALLRECA-medewerkers

Voor het beheren en beveiligen van het platform worden gegevens verwerkt van bevoegde ALLRECA-gebruikers, waaronder:

• naam;
• e-mailadres;
• gebruikersrol;
• authenticatiegegevens;
• tweefactorauthenticatiegegevens;
• sessieregistraties;
• herstelcodes;
• auditregistraties;
• IP-adressen en technische requestinformatie.

ALLRECA gebruikt rolgebaseerde toegangscontrole en verplichte tweefactorauthenticatie voor de daarvoor aangewezen platformaccounts.

Auditregistraties zijn bedoeld voor beveiliging, controle en het onderzoeken van technische of operationele incidenten.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

ALLRECA verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor vooraf bepaalde doeleinden en op basis van een toepasselijke wettelijke grondslag.

Wanneer toestemming als grondslag wordt gebruikt, kan deze toestemming worden ingetrokken.

Een intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

4. Rollen van ALLRECA en aangesloten restaurants

ALLRECA kan afhankelijk van de gegevensstroom verschillende rollen hebben onder de AVG.

4.1 ALLRECA als verwerker

Wanneer een restaurant persoonsgegevens verwerkt via de ALLRECA-software voor eigen bedrijfsdoeleinden, treedt het restaurant in beginsel op als verwerkingsverantwoordelijke en ALLRECA als verwerker.

Dit geldt onder meer voor:

• consumentenbestellingen;
• personeelsplanning;
• urenregistratie;
• verlofregistratie;
• medewerkersprofielen;
• operationele personeelsadministratie.

In deze situaties bepaalt het restaurant het doel van de verwerking. ALLRECA levert de technische infrastructuur.

4.2 ALLRECA als verwerkingsverantwoordelijke

ALLRECA bepaalt zelf de doeleinden en middelen van verwerking voor onder meer:

• eigen zakelijke accounts;
• platformbeveiliging;
• platformbeheer;
• eigen facturatie;
• affiliatebeheer;
• contactaanvragen;
• eigen administratieve verplichtingen.

4.3 Workforce Network

Binnen het Workforce Network kunnen zowel de uitzendende als de ontvangende onderneming verantwoordelijk zijn voor hun eigen personeels- en recruitmentdoeleinden.

ALLRECA faciliteert de technische verwerking.

De precieze rolverdeling en eventuele gezamenlijke verantwoordelijkheid worden nader vastgelegd in de toepasselijke overeenkomsten.

4.4 Self-hosted installaties

Bij self-hosted installaties beheert de klant de eigen infrastructuur en de daarop opgeslagen persoonsgegevens.

De klant is zelfstandig verantwoordelijk voor de naleving van de AVG binnen die installatie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

De verwerkersovereenkomst voor de gehoste ALLRECA-dienst is niet automatisch van toepassing op self-hosted installaties.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

ALLRECA verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Persoonsgegevens kunnen uitsluitend worden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, een wettelijke verplichting of een ander rechtsgeldig doel.

5.1 Stripe

ALLRECA gebruikt Stripe voor onder andere:

• betalingsverwerking;
• Stripe Connect;
• restaurantbetalingen;
• terugbetalingen;
• betalingsgeschillen;
• facturatie van AI-abonnementen;
• affiliate-uitbetalingen.

ALLRECA slaat geen volledige betaalkaartgegevens op in haar eigen systemen.

Stripe verwerkt betalingsgegevens volgens de eigen voorwaarden en privacydocumentatie.

5.2 Hosting en database-infrastructuur

ALLRECA maakt gebruik van cloudhosting en managed PostgreSQL voor onder meer:

• platform-API’s;
• tenantservers;
• platformbeheer;
• documentatie;
• storefronts;
• databaseopslag.

De definitieve hostingprovider en de geografische opslaglocatie worden in de definitieve versie van dit privacybeleid vermeld.

5.3 AI-dienstverleners

ALLRECA kan gebruikmaken van externe AI-dienstverleners, waaronder:

• OpenAI
• Anthropic

Deze diensten kunnen worden gebruikt voor AI-functionaliteiten binnen de zakelijke omgeving.

Afhankelijk van de configuratie kan informatie uit de restaurantomgeving worden gebruikt als context voor AI-verzoeken, bijvoorbeeld:

• menugegevens;
• bestelinformatie;
• roosterinformatie;
• geaggregeerde bedrijfsinformatie;
• informatie die door een gebruiker in een prompt wordt ingevoerd.

Wanneer persoonsgegevens in deze context worden opgenomen, worden deze eveneens als persoonsgegevens behandeld.

Bij een eigen API-sleutel van de klant kan het AI-verkeer rechtstreeks via de door de klant gekozen configuratie lopen.

Bij door ALLRECA beheerde AI-abonnementen kan het verkeer via ALLRECA verlopen.

ALLRECA streeft ernaar gegevensverwerking door externe AI-dienstverleners contractueel te beperken, waaronder het niet gebruiken van klantgegevens voor modeltraining voor zover de toepasselijke API-overeenkomsten dit waarborgen.

De concrete bewaartermijnen, doorgiftewaarborgen en toepasselijke verwerkersafspraken worden in de definitieve subverwerkersdocumentatie opgenomen.

5.4 E-maildiensten

Voor e-mailverzending binnen de restaurantomgevingen kan gebruik worden gemaakt van SMTP-diensten die door de klant zelf worden geconfigureerd.

E-mails kunnen onder meer bevatten:

• bestelbevestigingen;
• wachtwoordresets;
• personeelsnotificaties;
• roosterwijzigingen;
• andere operationele berichten.

De gekozen e-mailprovider kan hierbij persoonsgegevens verwerken.

Wanneer een restaurant een eigen SMTP-provider gebruikt, is het restaurant verantwoordelijk voor de eigen afspraken met deze provider.

5.5 Wettelijke verplichtingen

ALLRECA kan persoonsgegevens verstrekken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of een rechtsgeldig verzoek van een bevoegde instantie.

6. Internationale doorgifte

Sommige externe dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Dit kan onder meer betrekking hebben op betalings- en AI-diensten.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen buiten de EER, zorgt ALLRECA ervoor dat hiervoor een toepasselijk doorgiftemechanisme bestaat, bijvoorbeeld:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• deelname van de ontvanger aan het EU-US Data Privacy Framework, indien van toepassing;
• Standard Contractual Clauses (SCC’s);
• aanvullende beschermingsmaatregelen wanneer noodzakelijk.

De toepasselijke waarborgen worden afhankelijk van de gekozen dienstverlener en gegevensstroom vastgesteld.

7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

ALLRECA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt, rekening houdend met wettelijke verplichtingen en gerechtvaardigde belangen.

De volgende technische bewaartermijnen zijn momenteel in de interne documentatie vastgelegd:

Voor de volgende categorieën moeten de definitieve bewaartermijnen nog worden vastgesteld:

• contact- en demoaanvragen;
• platformauditlogs;
• platformaccounts en sessies;
• personeelsgegevens;
• ziekmeldingen en incidentregistraties;
• back-ups;
• AI-verzoeken en contextgegevens;
• factuur- en administratiegegevens.

Wettelijke fiscale bewaarplichten kunnen ertoe leiden dat bepaalde administratieve gegevens langer moeten worden bewaard.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd, voor zover dit technisch en juridisch mogelijk is.

8. Beveiliging

ALLRECA neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, misbruik en ongewenste openbaarmaking.

De beveiligingsmaatregelen omvatten onder meer:

• beveiligde HTTPS-verbindingen;
• rolgebaseerde toegangscontrole;
• beperking van toegangsrechten;
• tweefactorauthenticatie voor aangewezen platformaccounts;
• beveiligde authenticatie- en sessieverwerking;
• beperkte opslag van technische identificatiegegevens;
• auditregistratie van relevante platformhandelingen;
• beveiligde opslag van authenticatiegerelateerde gegevens;
• beperking van toegang tot gevoelige personeelsgegevens.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. ALLRECA blijft haar beveiligingsmaatregelen evalueren en waar nodig verbeteren.

9. Datalekken en beveiligingsincidenten

Bij een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, onderzoekt ALLRECA de aard, omvang en mogelijke gevolgen van het incident.

Wanneer ALLRECA als verwerker optreedt, informeert zij de betreffende verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging overeenkomstig de toepasselijke verwerkersovereenkomst.

De verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt vervolgens of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokken personen noodzakelijk is.

Wanneer ALLRECA zelf verwerkingsverantwoordelijke is, handelt zij overeenkomstig haar eigen wettelijke meld- en informatieverplichtingen.

10. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de rol van ALLRECA en de toepasselijke wetgeving kun je gebruikmaken van de volgende rechten:

• recht op inzage;
• recht op rectificatie;
• recht op gegevenswissing;
• recht op beperking van verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• recht van bezwaar;
• recht om toestemming in te trekken;
• recht om niet uitsluitend aan geautomatiseerde besluitvorming te worden onderworpen, wanneer de wettelijke voorwaarden daarvoor zijn vervuld.

Hoe kun je een verzoek indienen?

Je kunt een privacyverzoek indienen via:

• e-mail: privacy@allreca.nl

Vermeld in je verzoek voldoende informatie om vast te stellen op welke gegevens en verwerking je verzoek betrekking heeft.

ALLRECA kan aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Dit gebeurt uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is.

ALLRECA behandelt verzoeken binnen de wettelijke termijnen.

Consumenten zonder account

Consumenten die via een restaurantbestelling persoonsgegevens hebben verstrekt, kunnen hun rechten uitoefenen zonder dat zij een regulier ALLRECA-account hebben.

Wanneer het restaurant verwerkingsverantwoordelijke is, kan het verzoek worden doorgeleid naar het betreffende restaurant.

Het eenmalige order-token kan helpen om de relevante bestelling te identificeren. Het ontbreken van een account betekent niet dat iemand zijn privacyrechten verliest.

11. Cookies en browseropslag

De marketingwebsite van ALLRECA maakt volgens de huidige technische inventaris geen gebruik van marketingcookies, advertentietrackers of externe analyticsdiensten.

Wel wordt functionele browseropslag gebruikt voor bepaalde onderdelen van de dienstverlening.

Dit betreft onder andere:

• het onthouden van een taalvoorkeur;
• het bewaren van een functionele aanmeld- of sessiestatus op affiliatepagina’s.

Deze opslag wordt gebruikt om de betreffende functionaliteiten te laten werken.

Er worden volgens de huidige inventaris geen trackingprofielen opgebouwd via de marketingwebsite.

Wanneer ALLRECA in de toekomst aanvullende cookies of vergelijkbare technologieën introduceert, wordt dit beleid aangepast en worden waar nodig de vereiste toestemmingsmechanismen geïmplementeerd.

12. AI en geautomatiseerde verwerking

ALLRECA biedt AI-functionaliteiten die zakelijke gebruikers kunnen ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Deze functionaliteiten kunnen onder meer worden gebruikt voor:

• het beantwoorden van zakelijke vragen;
• het analyseren van operationele gegevens;
• het ondersteunen van personeelsplanning;
• het verwerken van bedrijfsinformatie;
• het genereren van rapportages;
• het ondersteunen van administratieve processen.

AI-resultaten kunnen fouten bevatten en moeten door de gebruiker worden gecontroleerd.

AI-uitvoer wordt niet automatisch beschouwd als een bindend besluit over een medewerker, consument of andere betrokkene.

ALLRECA gebruikt klantgegevens niet zelfstandig voor het trainen van eigen AI-modellen, tenzij daarvoor vooraf een afzonderlijke rechtsgeldige afspraak is gemaakt.

Voor externe AI-dienstverleners gelden de toepasselijke contractuele en privacywaarborgen.

13. Minderjarigen

ALLRECA richt haar zakelijke dienstverlening primair op ondernemingen en professionele gebruikers.

Het platform is niet bedoeld voor zelfstandige registratie door kinderen.

Wanneer een restaurant via zijn eigen storefront bestellingen van consumenten accepteert, blijft het restaurant verantwoordelijk voor de toepasselijke regels rondom leeftijdsgebonden producten en de verwerking van gegevens van minderjarigen.

ALLRECA verzamelt niet bewust persoonsgegevens van kinderen voor zelfstandige platformaccounts.

14. Externe websites en diensten

De website of dienstverlening van ALLRECA kan verwijzingen bevatten naar externe websites en diensten.

Wanneer je deze externe websites bezoekt, gelden de privacyvoorwaarden van de betreffende aanbieder.

ALLRECA is niet verantwoordelijk voor de inhoud en privacypraktijken van externe websites waarover zij geen controle heeft.

15. Wijzigingen in dit privacybeleid

ALLRECA kan dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienstverlening, technische infrastructuur, toepasselijke wetgeving of verwerkingsactiviteiten veranderen.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op:

https://allreca.nl/privacy

Bij wezenlijke wijzigingen informeert ALLRECA betrokkenen waar nodig op passende wijze.

16. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop ALLRECA met persoonsgegevens omgaat? Dan kun je eerst contact opnemen via het privacycontactadres.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

• Autoriteit Persoonsgegevens
• Website: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

17. Contact

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken over dit privacybeleid:

• ALLRECA
• Website: https://allreca.nl
• E-mail: privacy@allreca.nl
• Adres: [VESTIGINGSADRES]
• KvK: [KVK-NUMMER]